Projektmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) (PM in KMU)

Geeignete Hilfsmittel sind Softwareprogramme. Hier gibt es zum Beispiel Microsoft Project, welches allerdings nicht zum Standard Office Paket gehört. Ein Freeware Programm ist OpenProj, dieses ist nicht so umfangreich wie Microsoft Project, bietet für Einsteiger aber ausreichend Features. Auf der Registerkarte "Links & Literatur" findet sich der Link zur Downloadseite von OpenProj.

Für das Planen und Steuern der vereinbarten Vorgehensgüte (Reifegrad des angewendeten Projektmanagement) und damit der Faktoren für den Projekterfolg ist die projectPROFiT-Methode^(R) verwendbar (siehe hier in MEPORT^(R)).

Am Anfang des Projektmanagement Prozesses steht ein Kundenauftrag oder eine Idee.

1. Projektinitiierung
 

• Bestimmung der Ziele:
  • Die Zieldimensionen sind die Ecken des magischen Dreiecks: Qualität, Zeit und Kosten. Projektmanagement ist dann erfolgreich, wenn die angestrebten Ziele mit den Zieldimensionen realisiert werden können. Weiterhin sollten die Faktoren für den Projketerfolg hinsichtlich ihres Einflusses und ihrer Anwendungsintensität vereinbart werden.
• Bestimmung der Kosten und des Nutzens:
  • Bei den finanziellen Mitteln handelt es sich um eine knappe Ressource in KMU. Die Kosten müssen in akzeptabler Relation zum Nutzen stehen. Hierzu müssen zunächst die Kosten ermittelt werden. Nun kann eine Nutzwertanalyse durchgeführt werden. Wenn die Kosten/Nutzen Relation akzeptabel ist dann folgt der nächste Schritt
• Bestimmung der Chancen und Risiken:
  • Mögliche Risiken müssen identifiziert, eingeordnet und verarbeitet werden. Hierzu wird die Risikoanalyse durchgeführt. Wenn die Risiken gering sind, wird die Initiierung fortgeführt. In die Risikoanalyse fliesst die Vereinbarte Anwendungsintensität der Faktoren für den Projekterfolg ein. Erfahrungen aus anderen Projekten werden berücksichtigt.
• Aufdecken aller am Projekt Beteiligten Personen:
  • Sogar bei kleinen wenig komplexen Projekten kann es Stakeholder geben, die der Projektabwicklung im Wege stehen, oder es sogar zum Scheitern bringen. Deshalb müssen mit Hilfe der Stakeholderanalyse alle Projektbeteiligten aufgedeckt werden
• Bildung des Projektteams:
  • Der Projektleiter hat die Aufgabe als letzten Schritt der Initiierungsphase festzulegen wie viele Mitglieder das Projektteam benötigt um erfolgreich zu sein.

2. Projektplanung

• Treffen des Teams:
  • Das erste Treffen des Tams findet beim sogenannten Kick Off Meeting statt. Hier stellt der Projektleiter dem Team die Ergebnisse der Initiierungsphase vor und diskutiert mit dem Team das weitere Vorgehen
• Bestimmung eines Lastenhefts:
  • Hierbei handelt es sich um eine Beschreibung aller Aktivitäten die Im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen. Basis das Lastenhefts ist das Requirements Engineering welches durchgeführt werden muss um die notwendigen Aktivitäten zu bestimmen Die vereinbarte Abwicklungsintensität fliesst ein.
• Festlegung der Meilensteine:
  • Bei einem Meilenstein handelt es sich um ein Ergebnis mit großer Bedeutung für das Projekt. Es handelt sich um Unter- bzw. Zwischenziele des Projekts. Diese werden in diesem Schritt vom Projektleiter und dem Projektteam festgelegt.
• Projektstrukturplanung:
  • Diese baut auf den Meilensteinen auf und bildet die anstehenden Arbeitspakete eines Projekts überschaubar ab. Die Anzahl der Arbeitspakete ergibt sich aus einem Kompromiss zwischen übersichtlichkeit und Genauigkeit. Zur Unterstützung kann die Mind Mapping Methode benutzt werden.
• Chronologische Darstellung aller Aktivitäten:
  • Die Darstellung baut auf der Projektstrukturplanung auf und wird in einem GANTT Diagramm abgebildet
  • In dieser Darstellung ist auch die geplante Projektkommunikation erkennbar
• Planung der Kosten und Ressourcen:
  • Der letzte Schritt der Planungsphase ist die nochmalige überprüfung der Kosten und der Ressourcen durch den Projektleiter. Wenn die Ressourcen vorhanden und die entstehenden Kosten akzeptabel sind, folgt die Projektdurchführung.

3. Projektdurchführung

• Information über den Fortschritt an alle Mitarbeiter:
  • Der Projektleiter hat die Aufgabe die Mitarbeiter und Stakeholder kontinuierlich über den aktuellen Projektfortschritt zu informieren. Dieses geschieht im Team Jour Fixe welches ein wiederkehrender Termin ist bei dem das Team zusammen kommt. Weitere Bestandteile der anzuwendenden Projektkommunikation und des Projektmarketing werden im Team vereinbart.
• Überwachung und Controlling des Projekts:
  • Das Controlling beschreibt die Steuerung des Projekts. Um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein werden Kennzahlen aufgestellt mit deren überwachung das Projekt gesteuert werden kann. Zu diesen Kennzahlen gehört auch der Projektreifegrad (siehe projectPROFiT-Methode^(R)).
• Überwachung der Meilensteine:
  • Der Projektleiter muss die Einhaltung der Meilensteine überwachen und bei Abweichungen diese neu planen und aktualisieren.
• Dokumentation der Entwicklung:
  • Die permanente Dokumentation ist wichtig, da zukünftige Projekte an den Erfahrungen des Projekts teilhaben können und so nicht mehrfach die gleichen Fehler gemacht werden.

4. Projektabschluss

• Treffen des Teams beim Abschlussworkshop:
  • Der Abschlussworkshop ist das Gegenstück zum Kick Off Meeting und bereitet das Ende der Projektarbeit vor. Nach dem Workshop sollte jedem Teammitglied klar sein welche Schritte noch durchgeführt werden müssen.
• Verfassen eines Abschlussberichts:
  • Der Abschlussbericht baut auf der schon vorhandenen Dokumentation auf und fügt dieser noch die Ergebnisse des Abschlussworkshops hinzu.
• Entlasten des Teams:
  • Das Team wird mit der Unterzeichnung des Abschlussberichts entlastet, vorher wird der Bericht auf die Zielerreichung im Sinne von Kosten, Zeit und Qualität überprüft.
• Abfrage und Dokumentation der Projekterfahrungen:
  • Hierbei handelt es sich um das sogenannte Lessons learned, also die Erfahrungen die sich durch das Projekt entwickelt haben. Positive sowie negative Ereignisse werden dokumentiert. Durch die Dokumentation ist es für folgende Projektteams möglich aus den Erfahrungen zu lernen und so mögliche Fehler zu vermeiden.